В часи суцільної комп’ютеризації та діджиталізації поступово зникає необхідність особистого підпису керівника установи чи будь-якої фізичної особи на паперових документах, що засвідчують ті чи інші юридичні дії з грошовими коштами чи майном. Більшість документообігу сьогодні перейшло в цифровий формат і для їх підписання необхідно отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП), який раніше називався електронним цифровим підписом (ЕЦП). Процедура отримання кваліфікованого електронного підпису не є складною, право на виготовлення таких документів мають спеціально відібрані надавачі послуг.
Переваги від отримання кваліфікованого електронного підпису
Наявність персонального електронного підпису надає його власнику дещо більші можливості в порівнянні з звичайним підписом, оскільки дозволяє:
- засвідчення відповідних документів у віддаленому режимі, без особистої присутності підписанта. Такий підпис є рівноцінним до підпису на паперовому носії інформації, проте дозволяє відправити документ по електронній пошті партнерам чи контрагентам невідкладно – зразу після підписання з зазначенням конкретного часу підписання;
- подання звітності в електронному форматі до будь-яких державних, контролюючих та фіскальних органів у відповідно до вимог чинного законодавства, в тому числі шляхом створення та вільного доступу до кабінету платника податків;
- авторизацію фізичної чи юридичної особи на електронних порталах надавачів відповідних послуг, на кшталт «Дії», порталу подання петиції, порталу «Прозорро», де відображається вся інформація щодо державних закупівель та тендерів, веб-порталу Пенсійного фонду.
Власники кваліфікованого електронного підпису отримують можливість співпраці з реєстраторами з метою отримання сертифікатів на ведення касових операцій, печаток для завіряння касових документів, їхньої реєстрації в органах Державної податкової служби та використання програмних РРО.
Яка процедура отримання кваліфікованого електронного підпису
Для отримання КЕП фізичній особі необхідно особисто відвідати установу, що уповноважена державою на надання таких послуг. Перед тим як зробити цифровий підпис потрібно заповнити спеціальну форму для реєстрації з вказанням паспортних даних та номера ідентифікаційного коду. Дещо іншою є процедура на отримання КЕП для юридичних осіб, де окрім перелічених вище документів, в пунктах надання послуг потрібно подати:
- засвідчені підписом керівника установи картку про приєднання до електронних договорів;
- виписку з Єдиного державного реєстру, де вказані всі дані про юридичну особу на кшталт форми власності, ПІБ керівника та головного бухгалтера, місцезнаходження юридичної особи та основні види її діяльності.
Для отримання електронних ключів, керівник юридичної установи повинен представити розпорядчий документ, що засвідчує його призначення на посаду.
